Diese digitalen Helfer lieben wir bei der mp group

Ich bin Geschäftsführer in einer Digital-Agentur. Konsequenterweise kommunizieren wir daher nicht mehr per Rohrpost, haben keine internen Verteilermappen und speichern unsere Kundenadressen nicht in Karteikarten.

Wie arbeiten und kommunizieren wir eigentlich? Und warum erleichtert uns die digitale Kommunikation den Alltag? Hier lesen Sie von den wichtigsten digitalen Werkzeuge, die wir bei unserer täglichen Arbeit und Zusammenarbeit nicht mehr missen wollen.


Kommunikationshistorie erfassen

IFS – Die Infrastruktur für Adressen, Anrufe und Mails

 

IFS (oder infrastruktur) ist die cloudbasierte Lösung einer kleinen Softwareschmiede aus Lippstadt, die wir schon seit über 10 Jahren einsetzen. IFS ist Adressdatenbank, Telefonzentrale, Mailzentrale und CRM-System in einem für uns.

Mit IFS  verbindet uns eine jahrelange Hassliebe. IFS ist nicht besonders schick oder sexy. Aber es funktioniert zuverlässig und hat einige Features, die wir so bei anderen Lösungen bisher noch nicht gesehen haben und einen echten Mehrwert bieten. Die beste Funktion ist, dass alle eingehenden Telefonanrufe und E-Mails automatisch mit dem entsprechenden Kontakt (z.B. Kunden) verknüpft werden. So haben alle Mitarbeiter immer Zugriff auf die komplette Kommunikationshistorie eines Kunden. Das ist besonders praktisch, wenn ein Kollege im Urlaub ist und die Betreuung eines Kunden übernimmt. So vermeiden wir kostspielige Informationslücken und unser Kunde fühlt sich bei jedem Mitarbeiter gut aufgehoben.

[Weitere Informationen über IFS]


Interne Kommunikation steuern

Hipchat – Der Instant-Messenger

 

Hipchat ist unser firmeninterner Instant-Messenger und hat sich in den letzten 2 Jahren zu einem unverzichtbaren Tool für die interne Kommunikation entwickelt. Besonders unsere Entwickler lieben Hipchat! Es ist einfach zu bedienen, man kann in Gruppen chatten und sogar Videokonferenzen durchführen. Das Beste: Es ist wunderbar in JIRA (siehe nächster Abschnitt) integriert.

Aber warum ein eigenes Chat-Tool? Zum einen ist sicherer als WhatsApp. Firmeninterne Daten sind bestens vor fremden Blicken geschützt. Außerdem erleichtert uns die Software, themenbezogen zu kommunizeren. Jeder kann einen Chat-Raum erstellen und andere Mitarbeiter dazu einladen. Neben Nachrichten können auch Dateien ausgetauscht werden, die dann wiederum den E-Mail-Eingang nicht verstopfen. Auch mobil ist man damit erreichbar und kann mit den Kollegen schnell und unkompliziert Informationen austauschen.

[Weitere Informationen über Hipchat]


Projekte planen und managen

JIRA – Aufgaben, Prioritäten und Status

 

JIRA ist, wie Hipchat, ein Produkt der Softwareschmiede Atlassian und wird von vielen Softwarefirmen weltweit eingesetzt. Wir planen und managen mit JIRA unsere Software- und IT-Projekte und behalten so den Überblick über Aufgaben, Prioritäten und Status. Unverzichtbar für die agile Entwicklung unserer Websites und Cloud-Lösungen.

Ein weiteres Highlight ist, dass auch unsere Kunden Zugang bekommen können. Damit sind Sie jederzeit über den Status Ihres Projektes informiert. Über die mächtige Kommentarfunktion können die Kunden uns Feedback zu einzelnen Aufgaben geben bzw. mit uns aufgabenbezogen einen Dialog aufnehmen. So können Aufgaben effizient bearbeitet werden und alle behalten den Überblick.

[Weitere Informationen über JIRA]


Wissen – immer und überall

Confluence – Unser Unternehmens-Wiki

 

In Confluence, ebenfalls einem Atlassian-Produkt, speichern wir unser wertvolles Unternehmenswissen: Technische Dokumentationen, Projektinformationen, Mitarbeiterhandbücher, interne Prozessbeschreibungen, Checklisten, Code-Beispiele – all das findet sich für jeden Mitarbeiter leicht zugänglich und von überall abrufbar in unserem cloudbasierten Wissens-Wiki.

Eine Herausforderung bei der Einführung war, zunächst einmal eine Grundstruktur zu finden, wie die Themen und Informationen abgelegt werden können. “Learning by doing” war hier der Ansatz, der uns am schnellsten vorangebracht hat. Unser Wissensschatz wächst jetzt Tag für Tag und wir merken immer mehr wie wichtig es ist, das Wissen in den Köpfen für alle verfügbar zu haben.

[Weitere Informationen über Confluence]


Prototypen für Entwickler und Kunden erstellen

Axure – Der “Klick-Dummie”-Helfer

 

Am Anfang ist die Idee für eine tolle Website oder Web-Anwendung. Um aus der Idee ein überzeugendes Produkt zu entwickeln, sind Klick-Dummies eine enorm große Hilfe.

Anhand von Klick-Dummies kann man dem Kunden mit schnell und einfach zeigen, wie die zukünftige Weblösung aussehen kann, ohne das eine Zeile Code programmiert werden muss: Die Seiteninhalte sind sichtbar, Buttons sind klickbar, der Benutzerprozess kann simuliert werden. Der Kunde bekommt ein “Gefühl” für das Produkt, es wird greifbar. Man erkennt viel schneller, was schon gut ist, was noch fehlt und was noch verbessert werden muss.

Mit Axure erstellen wir Klick-Dummies, die wir unseren Kunden webbasiert zum Testen bereitstellen. Es ist ein tolles Gefühl (für den Kunden und für uns), wenn aus einer ersten Idee und nach dem ersten Workshop das Produkt konkrete Formen annimmt. Axure ist damit ein essentielles Tool für die professionelle, schnelle und agile Entwicklung von Websites und Web-Anwendungen bei uns.

That’s why we love it!

[Weitere Informationen über Axure]


Sogar mobil unter einer Durchwahl erreichbar

Sipgate – Die smarte Telefonanlage in der Cloud

 

Nein, eine Telefonanlage haben wir auch nicht mehr. Auch die haben wir zu Sipgate in die Cloud ausgelagert. Funktioniert wunderbar und gibt uns eine unheimliche Flexibilität. Dank Softphone-Apps auf dem Mobiltelefon oder Heim-PC sind wir z.B. auch außerhalb des Büros jederzeit unter unseren Durchwahlen erreichbar.

Weil unsere Mitarbeiter nicht ihre privaten Mobil-Nummern an Kunden herausgeben sollen. Das macht es auch für den Kunden leichter, denn er hat nur EINE Kontakt-Nummer, die IMMER funktioniert. Egal, ob der jeweilige Kollege gerade im Büro, im Home-Office oder im Auto ist.

[Weitere Informationen über Sipgate]


Digital auch mal digital sein lassen

Grill “Günther” – Ausnahmsweise mal ganz analog 🙂

 

Das gemeinsame Team-Grillen jeden Donnerstag (ja, auch im Winter bei minus 10 Grad!) auf unserem allseits geliebten Gas-Grill “Günther” funktioniert noch nicht digital. Aber das ist auch gut so. Ein paar Dinge dürfen auch in einer Digital-Agentur gerne auch weiterhin analog bleiben, wenn sie für eine gute Teamkommunikation sorgen  😉


 

Was sind Ihre digitalen Tools, auf die Sie nicht verzichten können?

Ich bin immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten. Schreiben Sie mir Ihre Entdeckungen! Oder haben Sie es mit denen da oben schon mal probiert? Ja? Auch dann freue ich mich zu hören, wie Sie damit arbeiten und warum Sie diese Tools schätzen.

 

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